Eigenverbrauch buchen

Wer Waren aus dem eigenen Betrieb für sich selbst verwendet, muss das buchen. Hier steht, wie der Buchungssatz aussieht, wann der Pauschbetrag des Bundesfinanzministeriums genügt und was bei einer GmbH und beim Personalessen anders läuft.

Stand: September 2026 · Keine Steuerberatung — im Zweifel mit der Kanzlei abstimmen.

Eigenverbrauch oder unentgeltliche Wertabgabe?

Gemeint ist dasselbe. Eigenverbrauch ist der ältere Begriff, der umgangssprachlich geblieben ist. Im Umsatzsteuergesetz heißt der Vorgang seit 1999 unentgeltliche Wertabgabe:

• § 3 Abs. 1b UStG — Entnahme von Gegenständen, also die Wurst aus der Theke, der Kasten Bier, das Brot vom Vortag
• § 3 Abs. 9a UStG — unentgeltliche sonstige Leistungen, etwa die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs

Auf dieser Seite geht es um den ersten Fall: Waren, die den Betrieb verlassen, ohne dass jemand dafür bezahlt. In der Gastronomie und im Lebensmittelhandel ist das der Regelfall, und dafür hat die Finanzverwaltung eine Vereinfachung geschaffen — die Pauschbeträge.

Der Buchungssatz

Die häufigste Verwechslung zuerst: Die Entnahme mindert nicht den Wareneinsatz. Sie wird auf der Ertragsseite erfasst — als hätte der Betrieb die Ware an den Inhaber verkauft.

In den gängigen Kontenrahmen sind die Erlöskonten für unentgeltliche Wertabgaben Automatikkonten: Man bucht den Bruttobetrag dagegen, und die Umsatzsteuer wird automatisch herausgerechnet und auf das Umsatzsteuerkonto gestellt. Wer ohne Automatik bucht, trennt sie selbst:

Womit bewertet wird

Umsatzsteuerlich ist die Bemessungsgrundlage der Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten im Zeitpunkt der Entnahme (§ 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG) — nicht der Verkaufspreis. Ertragsteuerlich wird die Entnahme mit dem Teilwert angesetzt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). In der Praxis laufen beide bei Waren des Umlaufvermögens auf denselben Wert hinaus.

Wer die Pauschbeträge anwendet, muss nicht bewerten — die Beträge sind bereits Nettowerte und nach Steuersätzen aufgeteilt.

Pauschbetrag oder Einzelaufzeichnung

Es gibt zwei Wege, und man entscheidet sich für das Jahr.

Weg 1 — die Pauschbeträge

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr Pauschbeträge je Gewerbezweig: Gaststätten, Café, Bäckerei, Fleischerei, Imbiss und weitere. Der Betrag gilt pro Person im Haushalt und Jahr, für Kinder bis zum vollendeten zwölften Lebensjahr in der Regel zur Hälfte, unter zwei Jahren gar nicht.

Damit entfällt die Einzelaufzeichnung vollständig. Das ist der Grund, warum die allermeisten Betriebe diesen Weg gehen.

→ Pauschbeträge 2026 nach Gewerbezweig, mit Rechner

Weg 2 — einzeln aufzeichnen

Wer die Pauschbeträge nicht anwenden kann oder will, muss jede Entnahme zeitnah und einzeln festhalten: Datum, Ware, Menge, Wert. Nötig ist das zum Beispiel, wenn der Betrieb zu keinem der aufgeführten Gewerbezweige gehört, oder wenn Waren entnommen werden, die von den Pauschbeträgen gar nicht erfasst sind.

Wie oft gebucht wird

Monatlich, passend zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei den Pauschbeträgen setzt man ein Zwölftel des Jahreswerts je Person an; wer einzeln aufzeichnet, bucht die tatsächlichen Entnahmen des Monats.

Einmal im Jahr alles auf einen Schlag zu buchen ist verbreitet, aber angreifbar: Die Umsatzsteuer wäre unterjährig zu niedrig angemeldet. Wer quartalsweise oder jährlich voranmeldet, bucht entsprechend.

Die Aufteilung nach 7 und 19 Prozent

Die Pauschbeträge sind bereits getrennt ausgewiesen. Grob gilt:

• 7 % — Lebensmittel, also der weitaus größere Teil
• 19 % — vor allem Getränke

Bei Betrieben ohne nennenswerten Getränkeanteil — einer Bäckerei ohne Ausschank etwa — entfällt der 19-%-Anteil ganz. Deshalb muss in zwei Buchungen aufgeteilt werden und nicht in einer Summe gebucht; sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht.

Sonderfall GmbH

Bei einer GmbH oder UG gibt es keinen Eigenverbrauch. Eine Entnahme setzt voraus, dass jemand aus seinem eigenen Betriebsvermögen entnimmt. Das Vermögen einer GmbH gehört aber der Gesellschaft, nicht dem Geschäftsführer.

Nimmt der Gesellschafter-Geschäftsführer Waren mit, ist das je nach Veranlassung Arbeitslohn (Sachbezug) oder eine verdeckte Gewinnausschüttung. Die Pauschbeträge gelten dafür nicht.

Sonderfall Personalessen

Mahlzeiten an Mitarbeiter sind ebenfalls kein Eigenverbrauch, sondern ein Sachbezug. Bewertet wird nach den amtlichen Sachbezugswerten der Sozialversicherungsentgeltverordnung — feste Beträge je Frühstück, Mittag- und Abendessen, die jährlich angepasst werden.

Das ist eine eigene Rechnung mit eigenen Werten und eigener lohnsteuerlicher Behandlung. Wer beides im selben Betrieb hat — der Inhaber isst mit und die Mitarbeiter auch —, führt zwei getrennte Aufzeichnungen.

Was bei einer Betriebsprüfung verlangt wird

Gefragt wird nach dem Nachweis, dass überhaupt und in welcher Höhe gebucht wurde. Konkret:

• eine nachvollziehbare Aufzeichnung je Monat — welcher Betrag, für wie viele Personen, nach welchem Gewerbezweig
• bei Einzelaufzeichnung: die zeitnah geführten Aufzeichnungen selbst
• die Aufteilung nach Steuersätzen

Die Aufzeichnungen unterliegen den GoBD und der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. Nachträglich zusammengestellte Zahlen ohne laufende Aufzeichnung sind der häufigste Anlass für Hinzuschätzungen.

Häufige Fragen

Privatentnahmen an unentgeltliche Wertabgaben, getrennt nach 7 und 19 Prozent. Nicht als Minderung des Wareneinsatzes. Die Kontonummern hängen vom Kontenrahmen ab.

Monatlich, passend zur Umsatzsteuer-Voranmeldung — bei den Pauschbeträgen ein Zwölftel des Jahreswerts je Person.

Beides meint dasselbe. Das Umsatzsteuergesetz sagt seit 1999 unentgeltliche Wertabgabe, § 3 Abs. 1b UStG.

Nicht, wenn der Betrieb zu einem der Gewerbezweige mit Pauschbeträgen gehört. Dann genügt der Pauschbetrag je Person und Monat.

Nein. Dort ist es Arbeitslohn oder verdeckte Gewinnausschüttung, und die Pauschbeträge gelten nicht.