Für Steuerberater und Kanzleien
Wenn Ihr Mandant aus der Gastronomie mit warenentnahme.de aufzeichnet, bekommen Sie eine strukturierte Monatsaufstellung statt loser Notizen. Diese Seite fasst zusammen, was die App tut, was sie bewusst nicht tut, welche Formate Sie erhalten und wo die Daten liegen.
Was die App leistet — und was nicht
warenentnahme.de ist eine Aufzeichnungshilfe. Sie erfasst Sachentnahmen, Warenmitnahmen und Mahlzeiten strukturiert, bewertet sie nach den vom Mandanten gewählten Vorgaben und stellt daraus eine prüffähige Aufstellung bereit.
Keine Steuerberatung. Die App nimmt keine steuerliche Einordnung vor und stellt keine Beratung im Sinne des StBerG dar. Die Beurteilung des Einzelfalls — insbesondere Wahl der Bewertungsmethode, Behandlung von Zuwendungen an Gesellschafter-Geschäftsführer und die lohnsteuerliche Würdigung — bleibt vollständig bei Ihnen.
Zwei Aufzeichnungsarten
| Rechtsform | Vorgehen in der App |
|---|---|
| Einzelunternehmen, GbR, OHG | Monatliche Aufzeichnung auf Basis der Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben, aufgeteilt nach 7 % und 19 %. Personen im Haushalt werden berücksichtigt, Kinder mit halbem Satz. Warenentnahmen können zusätzlich einzeln erfasst werden. |
| GmbH / UG (Gesellschafter-GF) | Einzelerfassung je Vorgang mit Datum, Person, Artikel, Menge und Bewertungsmethode. Vier Methoden stehen zur Wahl: Warenrabatt (VK − Mitarbeiterpreis), Gäste-Verkaufspreis × 0,96, Marktwert nach Kategorie sowie EK zuzüglich Handlingaufschlag als Ausnahme. Der Jahresfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG wird je Person und Kalenderjahr mitgeführt. |
Was Sie als Kanzlei erhalten
| Format | Inhalt |
|---|---|
| Monatsbericht mit Kopfdaten (Betrieb, Zeitraum, Erstellungszeitpunkt, Berichtsversion), Einzelpositionen, USt-Aufschlüsselung nach 7 % / 19 % mit Brutto, Netto und Steuerbetrag sowie Jahresübersicht je Person. | |
| Excel (XLSX) | Vier Blätter: Warenmitnahmen mit Summen je Steuersatz, Mahlzeiten, USt-Aufschlüsselung, Zusammenfassung inklusive Freibetragsstand je Person. |
| CSV | Semikolon-getrennt, UTF-8 mit BOM, Dezimalkomma, Kopfzeile in Zeile 1 ohne vorangestellte Metadaten — öffnet sich in Excel ohne Import-Assistent. Zusätzlich stehen vorbereitete Ausgaben für DATEV, Lexware und sevDesk zur Verfügung. |
| JSON | Vollständiger Archivstand inklusive Bewertungsgrundlagen und Zeitstempeln, für die revisionssichere Ablage. |
Nachvollziehbarkeit der Bewertung
Jede Position führt die verwendete Bewertungsgrundlage mit: bei Warenrabatt vkBrutto und employeePriceBrutto, bei Marktwert marketValuePerUnitBrutto samt Kategorie und Herkunft des Wertes, bei EK-Ausnahme ekBrutto und handlingRatePct. Zusätzlich werden Anlage- und Änderungszeitpunkt, die Berichtsversion sowie ein Plausibilitätshinweis gespeichert, etwa wenn ein Marktwert deutlich unter dem Einkaufspreis liegt. Nachträgliche Änderungen an einer Position sind am abweichenden Änderungszeitpunkt erkennbar.
Datenschutz und Datenhaltung
- Speicherort: Die Daten liegen lokal auf dem Gerät des Mandanten. Nur wenn er die Synchronisation aktiv einschaltet, werden sie zusätzlich auf Servern der IONOS SE in Deutschland gespeichert.
- Zugriff: Der Zugang erfolgt über E-Mail-Adresse und selbst gewählte PIN; Daten sind ausschließlich über das jeweilige Konto abrufbar.
- Keine Weitergabe: Es findet keine Übermittlung an Dritte zu Werbe- oder Analysezwecken statt. Die Anwendung setzt keine Tracking-Cookies.
- Auftragsverarbeitung: Soweit personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden — etwa Namen mitarbeitender Angehöriger — stellen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bereit. Bitte kurz per E-Mail anfordern.
- Löschung und Auskunft: Konten und die zugehörigen Daten werden auf Anforderung gelöscht.
Die App wurde von einem Gastronomen für den eigenen Betrieb gebaut — mit dem Ziel, Kanzleien genau die Aufstellung zu liefern, die sonst mühsam aus Zetteln rekonstruiert wird. Rückmeldungen aus der Praxis fließen direkt in die Weiterentwicklung ein.
Häufige Rückfragen aus Kanzleien
Können wir die Aufzeichnung selbst prüfen?
Ja. Der JSON-Export enthält jede Position mit ihrer vollständigen Bewertungsgrundlage; PDF und Excel bilden dieselben Werte lesbar ab. Die Berichtsversion ist in jedem Export vermerkt, sodass nachvollziehbar bleibt, mit welchem Stand der Anwendung gerechnet wurde.
Werden die amtlichen Werte aktualisiert?
Ja, zum Jahreswechsel. Die App weist den Mandanten zusätzlich darauf hin, sobald das Kalenderjahr neuer ist als die hinterlegten Werte.
Was kostet die Nutzung?
49 € im Jahr je Betrieb, alle Funktionen inklusive. Die ersten 30 Tage sind kostenlos und unverbindlich. Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Für Ihre Mandanten relevant: Nach einer Kündigung bleiben die bisherigen Aufzeichnungen und sämtliche Exporte weiterhin zugänglich. Die Steuerdokumentation ist damit nicht an ein laufendes Abonnement gebunden.
Fragen zur Anbindung Ihrer Mandanten?
Rückfragen zu Exportformaten, Datenschutz oder dem AVV beantworten wir direkt — per E-Mail oder telefonisch.
hallo@warenentnahme.deTelefon: +49 176 75192451