Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben 2026

Wer als Gastronom oder Lebensmittelhändler Waren aus dem eigenen Betrieb entnimmt, muss das steuerlich erfassen — als unentgeltliche Wertabgabe, umgangssprachlich Sachentnahme, Warenentnahme oder Eigenverbrauch. Statt jede Mahlzeit einzeln zu bewerten, gibt es amtliche Pauschbeträge: hier die Übersicht nach Gewerbezweig, mit Rechner und den wichtigsten Sonderfällen.

Stand: Januar 2026 · Lesezeit ca. 4 Minuten

Tabelle: Pauschbeträge nach Gewerbezweig

Die Pauschbeträge gelten pro Person und Jahr und sind nach Umsatzsteuersätzen aufgeteilt: Der 7-%-Anteil umfasst überwiegend Lebensmittel, der 19-%-Anteil vor allem Getränke. Alle Werte sind Nettobeträge ohne Umsatzsteuer.

Dies sind die Werte, die in der App warenentnahme.de hinterlegt sind. Maßgeblich ist immer das jährliche BMF-Schreiben zu den Pauschbeträgen für unentgeltliche Wertabgaben; die Werte werden jedes Jahr neu festgesetzt.

Rechner: Was muss ich ansetzen?

Gewerbezweig und Personen im Haushalt auswählen — der Rechner ermittelt den Jahres- und Monatswert, aufgeteilt nach Umsatzsteuersätzen.

Der Monatswert wird als Entnahme gebucht und – aufgeteilt nach 7 % und 19 % – der Umsatzsteuer unterworfen. In der Praxis erfasst man ihn laufend, damit die Umsatzsteuer-Voranmeldung stimmt.

Für wen die Pauschbeträge gelten – und für wen nicht

Die Vereinfachung richtet sich an Einzelunternehmer und Mitunternehmer von Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) in den oben genannten Gewerbezweigen. Wer dort Waren für den privaten Bedarf entnimmt, kann statt der Einzelaufzeichnung den Pauschbetrag ansetzen.

Wann die Pauschale nicht passt

• Urlaub und Krankheit kürzen den Pauschbetrag nicht. Das BMF-Schreiben lässt ausdrücklich keine Zu- und Abschläge zur Anpassung an die individuellen Verhältnisse zu und nennt persönliche Ess- und Trinkgewohnheiten, Krankheit und Urlaub beim Namen. Der Pauschbetrag ist eine Vereinfachung – er wird nicht nachgerechnet.
• Behördlich angeordnete Schließung: Wird der Betrieb nachweislich auf Grund einer landesrechtlichen Verordnung, einer kommunalen Allgemeinverfügung oder einer behördlichen Anweisung vollständig geschlossen, darf der Pauschbetrag zeitanteilig angesetzt werden. Das ist der einzige im Schreiben genannte Fall einer Kürzung.
• Gemischte Betriebe: Fleischerei oder Bäckerei mit Lebensmittelangebot oder Gaststätte – hier ist nur der höhere Pauschbetrag der entsprechenden Gewerbeklasse anzusetzen, nicht die Summe beider.
• Non-Food und Tabakwaren: nicht abgedeckt – solche Entnahmen sind gesondert mit dem tatsächlichen Wert zu erfassen.
• Untypisches Sortiment: Wer nachweislich deutlich weniger entnimmt, kann einzeln aufzeichnen. Das erfordert dann aber lückenlose Aufzeichnungen über das ganze Jahr.

Kinder und weitere Haushaltsangehörige

Der Pauschbetrag gilt pro Person im Haushalt des Betriebsinhabers – nicht pro Betrieb. Die Staffelung steht im BMF-Schreiben selbst:

• Kinder unter 2 Jahren: bleiben unberücksichtigt
• Kinder von 2 bis 12 Jahren: halber Pauschbetrag
• Ab dem 13. Lebensjahr sowie Erwachsene: voller Pauschbetrag

Einen Stichtag für das Alter nennt das Schreiben nicht – wer im Laufe des Jahres zwölf wird, sollte das mit der Kanzlei klären. Angestellte zählen nicht dazu – Mahlzeiten an Mitarbeiter sind ein eigenes Thema (Sachbezugswerte).

Wie die Entnahmen gebucht werden

Der Jahreswert wird in zwölf Monatsbeträge geteilt und laufend gebucht – getrennt nach den beiden Umsatzsteuersätzen, damit die Voranmeldung stimmt. Ertragsteuerlich erhöht die Entnahme den Gewinn, umsatzsteuerlich handelt es sich um eine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b UStG.

Für die Kanzlei reicht in der Regel eine monatliche Aufstellung mit Betrag, Aufteilung nach Steuersätzen und Anzahl der berücksichtigten Personen. Genau dieses Dokument erzeugt die App als PDF oder Excel-Datei.

Häufige Fragen

Nein, sie sind ein Angebot zur Vereinfachung. Wer die tatsächlichen Entnahmen lückenlos nachweist, darf einzeln bewerten. Ein Wechsel mitten im Jahr ist allerdings nicht vorgesehen.

Ja – der 19-%-Anteil deckt im Wesentlichen Getränke ab. Bei Betrieben ohne nennenswerten Getränkeanteil, etwa Bäckereien ohne Ausschank, entfällt dieser Teil.

Das ist ein anderer Sachverhalt: Verpflegung von Angestellten wird über die amtlichen Sachbezugswerte abgerechnet, nicht über die Pauschbeträge für Sachentnahmen.

Ja. Das Bundesfinanzministerium setzt die Pauschbeträge in der Regel zu Jahresbeginn neu fest. Die App aktualisiert die hinterlegten Werte entsprechend und weist dich darauf hin, wenn ein Jahreswechsel ansteht.